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返信用封筒を同封する時のマナーとは?宛名や差出人の書き方、封筒の折り方は?

      2017/05/18

封筒

返信用封筒って知っていますか?相手から返送してもらうために、こちらから同封する封筒のことです。

普段あまり使うことはありませんが、仕事や就職活動の時に必要になって、どうしたらいいのかわからないということがあるんじゃないでしょうか。

 

ここでは、返信用封筒を同封する時のマナーについてご紹介します。

宛先や差出人の書き方、封筒の折り方など基本の所をチェックしてみてくださいね。

 

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返信用封筒とは?

返信用封筒ときいてもあまり馴染みがない人が多いかもしれません。

返信用封筒とは、「返信用封筒」というきまった封筒を指しているのではありません。相手からその封筒を使って返信をもらうために、こちらから送付する封筒のことです。

 

簡単に説明するとこんな感じです。

あなたが友達にあるものを送ってもらいたいとします。

そこで、あらかじめあなたの住所・氏名を書いて、切手も貼った封筒(これが返信用封筒)を、あなたから友達に郵送します。

それを受け取った友達は、封筒にあなたの送ってもらいたいものを入れて、あなたに郵送します。(友達は封筒を用意したり、切手代を払う必要がありません。)

 ポイント

 

返信用封筒を同封する目的とは?

わたしたちが返信用封筒を同封する機会とはどんなときでしょうか?

  • 学生が、就職活動をしている時に企業に資料を請求するために同封する
  • 会社員が取引先や顧客に対し、返送してもらうよう同封する

この2つが多いんじゃないでしょうか。

  • 返送する相手の手間を省き
  • 誤送が防げて
  • 相手からの返信が確実にもらえる

返信用封筒には、こういった目的があります。

 

上の例でご説明したような友達相手なら、返信用封筒のマナーも気にする必要はありませんが、就職活動や会社での利用であれば、基本のマナーを知っておく必要があります。

見ていきましょう。

 

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返信用封筒のマナー

返信用封筒に使う封筒の種類

返信用封筒に使う封筒の種類は決まっていません。ただし、相手が返送する時に同封するものの大きさに合わせる必要があります。

相手が送ってくるものがA4サイズなのに、A4が入らないサイズの封筒を同封しても意味がありませんよね。

学生が企業へ資料を請求する場合は、「○○サイズの返信用封筒を同封してください。」などと、サイズの指定などの説明書きがあるはずですので、それに従いましょう。

 

返信用封筒の宛名や差出人の書き方

同封する返信用封筒には、あらかじめ書き込んでおく内容があります。

返信用封筒

 

返信用封筒の表

封筒の表に書いておく内容は以下です。

・郵便番号
・住所
・名前(会社名)

・切手を貼る

 

封筒の表には、あなたや、会社での使用ならあなたの会社の郵便番号、住所、名前を予め書き込みます。

名前の後は「様」や「御中」ではなく、「行」または「宛」にします。少し小さめの字で書きましょう。

例)「山田花子 行」、「○○株式会社 行」または、「山田花子 宛」、「○○株式会社 宛」

 

これはよく見かけますね。

相手が出す時に、「行」や「宛」を消して、「様」や「御中」にするのがマナーです。

 

「行」と「宛」のどちらを使用するといった決まりごとは特にありませんが、「行」を使うのが一般的とするところが多いようですね。

役所や銀行などの返信用封筒は「行」が使われています。

 

また、相手がそのまま出せるように、封筒には切手を貼っておきます。

封筒に貼る切手の金額は、相手が送ってくるものの重さを考えて、足りなくならないように多めに貼っておきましょう。

資料請求などで、いくらの切手を貼るかの指示がある場合はそれに従います。

 

返信用封筒の表

返信用封筒の裏には何も書く必要はありません

通常は差出人の住所・氏名が来る場所ですので、相手の住所・氏名を書いておくのかな?と迷ってしまいますが、必要ありません。

書き込んでしまうと失礼にあたってしまいますので、気をつけてくださいね。

 

ポイント

 

返信用封筒の折り方

まず一番気をつけなくてはいけないのは、折り目はまっすぐぴっしりとつけるということです。

適当に折って曲がっていると印象がよくありません。

 

長形の封筒に、長形の返信用封筒を入れる場合は、3つ折り程度で、横向きに入るはずです。

その他のサイズの場合は、返信用封筒の長い方から2折〜4折をして、その後、横にも折って入るようにします。

うまくいかない場合は、できるだけ折る回数が少なくして、見た目をキレイにするようにすると考えておくといいですね。

 

また、折る時は、宛名が外に出るようにします。

こうすれば相手が開封した時に、すぐに返信用封筒であるとわかってもらえます。

 

返信用封筒のマナー まとめ

返信用封筒を同封する際の基本マナーをご紹介しました。

知っていなくても何とかなりそうな返信用封筒のマナーですが、常識として知っているといざという時に役立ちますね。

 

就職活動や会社同士でのやり取りでは必要になる事がありますので、知っておいて損はありません。

基本をおさえ、正しいマナーで返信用封筒を使えるようになりましょう!

 

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