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忘年会のお知らせ案内を社内メールで送りたい!文例や抑えるポイントはコレ!

投稿日:2016年10月26日 更新日:

メール

12月は忘年会のシーズンですね。ほとんどの会社で、毎年忘年会をしていると思います。12月に入ると、いつも社内メールで、忘年会のお知らせが送られてきますよね。

毎年何気なく読んでいた、この忘年会の案内メールですが、自分が幹事になってしまっていざ書こうと思っても、何を書けばいいのかわからなくなってしまうんじゃないでしょうか?

 

そこで今回は、今年の忘年会の幹事になってしまったあなたのために、社内向けの忘年会案内メールで抑えるポイントと、実際の例文をご紹介したいと思います。例文はテンプレートとしてコピペして打ち替えて使えば、簡単です♪

 

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忘年会の案内メールに書く内容

社内の人たちに忘年会のお知らせをする場合、メールに書く内容は決まっています。抑えなくてはいけないポイントを見ていきましょう!

  • 件名
  • 初めの挨拶
  • 忘年会の詳細
  • 出欠の返事の方法と締切
  • メール署名

件名

メールの件名は、ぱっと見て「忘年会の案内だ」とわかるようにつけるのが大切です。長くてまどろっこしい件名ではなく、シンプルでわかりやすいものがおすすめです。

また、忘年会の日時や出欠確認締め切り日を付け加えておくというのも良いかもしれません。そういえばいつだったかな?という時に、メールを開かず件名だけで確認できるので、便利です。

・忘年会のお知らせ
・○○部 忘年会のご案内
・平成○○年 忘年会のご案内
・忘年会(○月○日)のお知らせ(出欠○月○日まで)

初めの挨拶

最初には短い挨拶文を書きましょう。

・仕事お疲れ様
・今年もあとわずか
・忘年会をやります
・ぜひご参加ください

のような内容が入っているのが一般的です。

忘年会の詳細

一番大切な忘年会についての詳細を書きます。

・日時
・場所(店名)
・住所、地図
(店のホームページや食べログなどのリンク)
・会費

日時、場所、地図、会費、の4つが書いてあれば基本大丈夫です。

お店のホームページや食べログなどへのリンクをつけておくのも良いですね。事前にどんなお店なのかチェックできますね。女性なら場所によって服装を変える事がありますので親切です。(お座敷なら上がりやすい服・靴にしたりします。)

出欠について

・出欠の返信方法
・出欠確認の締切日

最後に、忘年会への出欠を知らせる方法と締め切り日を書きます。

通常はこの案内メールへの返信で出欠を知らせるように指定することが多いですね。人数の少ない会社であれば、直接口頭で言ってもらうというのもアリです。

メール署名

メールにはいつも署名をつけていると思いますが、つけていない場合は、差出人の部署、名前、メールアドレス、電話番号(内線番号)をしっかりと書いて、質問などに答えられるようにしてきましょう。

 

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忘年会の案内メールの例文テンプレート

では実際にメールの例文をご紹介します。

件名「忘年会のご案内」

お仕事お疲れ様です。

平成○○年も残り少なくなって参りました。今年も恒例の忘年会を行うこととなり、下記の通り決まりました。

みなさんの1年のがんばりをねぎらい、美味しいものを食べながら楽しい時間を過ごしましょう。ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

今年の幹事は、わたくし○○が務めさせていただきます。

 

【日時】12月○日(○) ○○時より

【場所】レストラン「ま・めぞん」2F大広間

 ○○市○○町1-2-3 電話000-000-0000(○○駅西口より徒歩1分)

 お店のホームページ www.xxxxxx

【会費】男性 0,000円 女性 0,000円

 

出欠確認締切は、12月○日(○)です。

このメールへの返信にてお知らせください。

質問等ありましたら、わたくし○○までお願いいたします。

 

======================

株式会社○○○○

○○事業部○○事業課

幹事太郎

Email:xx@xxxx.xx

携帯:000-0000-0000

 

テンプレートを使って、あなたの会社の内容に書き換えたら、一度プリントして、他の人にチェックしてもらいましょう。PCの画面で見ていると見落としがちになりますが、プリントするとミスを発見しやすいです。

社内に一斉にメール送信してしまってから間違いや漏れなどがあると、またメールを送ることになり、とっても恥ずかしい上に、あなたの評判が下がる可能性があります。

くれぐれも送信前に何度もチェックしてください。

 

忘年会の案内の社内メール文例 まとめ

会社の規模や業種などで、社内のカラーも違ってきますので、もっとフレンドリーな方がいいな!という場合は、アレンジしてくださいね。

大事なのは、忘年会の連絡事項が、もれなく簡潔にまとめられていることです。

忘年会の幹事は大変ですが、頑張って乗り切ってくださいね!

 

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